Voor het HR-team van Mental Care Group waren handmatige controles van identiteitsdocumenten en VOG’s jarenlang een tijdrovende klus. Iedere kopie, elke aanvraag; alles ging met de hand. Dat kostte niet alleen veel uren, maar beperkte ook de ruimte voor andere belangrijke HR-taken. Met checkX vond de organisatie een oplossing die tijd bespaart, processen automatiseert én de betrouwbaarheid verhoogt. Teamleider Marcia van Gulik vertelt hoe de overstap verliep en welke voordelen dit opleverde.
De uitdaging: tijdrovende handmatige processen
Identiteitsdocumenten en VOG’s controles: bij Mental Care Group gebeurde het allemaal met de hand. Dat kostte het HR-team enorm veel tijd.
"We zochten een manier om slimmer te werken," zegt teamleider Marcia van Gulik. "Zodat er meer ruimte zou zijn voor andere, belangrijke taken."
"Toen ik vorig jaar bij Mental Care Group begon, kreeg ik direct de opdracht om processen te verbeteren," vertelt Marcia. "We hadden al veel bereikt, maar zochten nog naar manieren om tijd te besparen en onze focus te verleggen naar andere belangrijke taken."
Het probleem zat onder andere in de handmatige controle van identiteitsdocumenten en VOG-aanvragen.
"We controleerden alles nog handmatig, elke kopie van een paspoort, elke VOG die binnenkwam, ook als mensen dit per post instuurden. Dat kostte enorm veel tijd. Daarnaast moesten we tijdens welkomstdagen alle nieuwe medewerkers persoonlijk zien en opnieuw alles controleren."
De zoektocht naar de juiste oplossing
Mental Care Group werkte al langer samen met Peopletrack voor hun AFAS-beheer en had al een robot voor VOG-aanvragen.
"We hebben wel naar andere bedrijven gekeken, maar kozen uiteindelijk voor checkX vanwege het vertrouwde gevoel met Peopletrack. Die samenwerking verliep al zo goed, dus we waren ervan overtuigd dat dit ook zou lukken."
Eerste indruk: overvloed aan mogelijkheden
"Mijn eerste indruk van checkX was: er is heel veel mogelijk! Verschillende checkX-modules, waarbij sommige meer relevant zijn voor ons dan andere. We besloten te beginnen met de ID-scan en het volledige VOG-proces, vooral omdat de ID-scan ons de mogelijkheid gaf om digitaal kopieën van paspoorten te ontvangen en automatisch te laten controleren in plaats van alles handmatig te moeten controleren."
De implementatie: verrassend gebruiksvriendelijk
De overstap naar checkX verliep soepeler dan verwacht.
"Bij de ID-scan krijgen mensen de optie om met hun camera hun gezicht te scannen, waarmee hun identiteit wordt bevestigd. We horen van medewerkers niet dat dit vervelend is, ook niet van de oudere doelgroep. Alle stappen worden heel duidelijk uitgelegd, dus iedereen komt er goed uit."
Voor medewerkers blijkt het zelfs een geruststellende bevestiging te zijn.
"Het is ook een fijne bevestiging voor de medewerkers zelf dat iedereens identiteit goed en veilig gecontroleerd wordt. Ook is het super makkelijk om een VOG aan te vragen voor medewerkers die niet nieuw in dienst komen, maar hun VOG opnieuw moeten aanvragen."
Concrete resultaten: meer tijd voor wat echt belangrijk is
De impact van checkX is direct merkbaar in het dagelijkse werk.
"We hoeven de identiteitscheck niet meer handmatig te doen en op de welkomstdag hoeven we niet meer elke nieuwe medewerker individueel te controleren. Een maand voor iemands indiensttreding wordt automatisch een signaal afgegeven, daar hoeven we niet meer naar te kijken."
Het dashboard geeft volledig inzicht in de status van alle checks.
"In één oogopslag zie je direct waar we eventueel nog mee aan de slag moeten. We zien heel goed wanneer een check helemaal goed is gegaan of afgekeurd is, inclusief de reden. Zowel voor de medewerkers als voor onszelf op HR is het heel gebruiksvriendelijk en duidelijk."
Uitbreiding van de samenwerking
Mental Care Group kijkt al naar verdere mogelijkheden.
"We zijn in contact over BIG-registraties, de SKJ-controle, AGB, IBAN en de diploma check; dat kan voor ons ook voordeel opleveren."
Voor specifieke vereisten in de geestelijke gezondheidszorg houdt het team nog een eigen checklist aan.
"Voor registratiestempels zoals SKJ kijken we altijd goed of alles afgerond en binnen is."
Persoonlijke ondersteuning maakt het verschil
De samenwerking met checkX wordt ondersteund door contactpersoon Timo.
"Het contact verloopt heel goed. Hij denkt goed mee en staat snel voor ons klaar. Mocht er iets niet goed lopen, dan zorgt hij ervoor dat het snel wordt opgelost."
De waarde: tijd en nauwkeurigheid
"De tijdbesparing was de belangrijkste reden om te automatiseren, maar het is ook veel minder foutgevoelig geworden," legt Marcia uit. "We hebben nu tijd om belangrijke andere dingen op te pakken. Deze taken die we hebben geautomatiseerd kunnen ook gewoon makkelijk door een robot worden uitgevoerd en we zijn heel blij dat we die keuze hebben gemaakt. We merken direct dat we meer tijd hebben voor andere taken."
Aanbeveling voor andere organisaties
"Ik zou checkX zeker aanbevelen aan andere bedrijven, vooral de grotere waar veel mensen worden aangenomen. Je bespaart echt tijd," benadrukt Marcia. "Ik ben heel benieuwd naar de verdere mogelijkheden. De offerte die we nu hebben liggen gaan we intern bespreken en er is een hele grote kans dat we meer checkX-modules gaan afnemen."
Conclusie
Mental Care Group laat zien hoe slimme automatisering in HR-processen niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid verhoogt en ruimte creëert voor werk dat er echt toe doet. Door te kiezen voor checkX hebben zij hun HR-processen getransformeerd van tijdrovende handmatige taken naar efficiënte, geautomatiseerde workflows.
Over Mental Care Group
Mental Care Group is een mentale gezondheidsorganisatie die bestaat uit zes gespecialiseerde labels: Mentaal Beter, HSK, Opdidakt, Vitalmindz, AlleskITs en Siggie. Met meer dan 2000 medewerkers zetten zij zich als krachtige eenheid in voor een gezond en veerkrachtig Nederland.
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.jpg)
