Als senior HR-Specialist bij RSM werkt Alexandra van den Berg binnen een snelgroeiende organisatie met meer dan 700 medewerkers verdeeld over 7 vestigingen. Samen met zo’n dertien collega’s, van recruitment tot Learning & Development, houdt zij de HR-afdeling draaiende. Toen RSM op zoek ging naar manieren om administratieve processen te stroomlijnen en te voldoen aan strenge ISO-eisen, kwam de samenwerking met checkX in beeld. Dat bleek al snel een gamechanger.
RSM had al langere tijd een robotproces draaien via Peopletrack, maar dat stond al een tijdje uit omdat de flow niet meer goed werkte. Toen Alexandra met zwangerschapsverlof ging, lag het proces stil, maar bij haar terugkomst bleek dat de inrichting met checkX direct kon beginnen.
Haar eerste indruk was dan ook enthousiast:
“Whaaaa dat is handig! Ik had het al eens eerder op mijn wensenlijst staan, maar toen kon het niet. Toen ik terugkwam was alles al rond en ik merkte gelijk dat het superveel tijd scheelt en het echt heel mooi is.”
Automatisering die voldoet aan ISO-eisen
Voor RSM, als ISO-gecertificeerde organisatie, is het ontzettend belangrijk dat personeelsdossiers volledig en op orde zijn. Alexandra herkent direct de impact van automatisering:
“Eerst moesten we alles handmatig invoeren en controleren. We moesten checken of iets erin stond of iemand weer even achter de broek aanzitten. Nu wordt alles gewoon automatisch gedaan. Dat is echt heerlijk.”
Ook het VOG-proces nam voorheen veel tijd in beslag:
“Alle VOG’s moesten altijd met de hand aangevraagd en gecontroleerd worden. Nu dat dat allemaal automatisch gaat, is het echt een genot. Ook de declaratie wordt dan direct neergezet.”
Stapsgewijs uitbreiden van checks
RSM maakt inmiddels gebruik van;
En er volgt meer:
“We zijn nu ook in contact over de iDIN-check. Dat zou ons nóg extra tijd besparen bij de onboarding. En we kijken ook nog naar de referentiecheck. Voor ons is dat altijd een beetje een gevoelige; je wilt niet te vroeg een brief naar een referent sturen.”
Verlichting van werkdruk en meer controle
De grootste aanleiding voor automatisering was het verminderen van de werkdruk van collega’s die alle administratieve taken uitvoeren. Een belangrijke bijvangst was dat, maar ook het borgen van veiligheid en controle in de context van de ISO 27001 certificering werd gerealiseerd.
“De collega’s zijn er ook zo blij mee dat dit nu een proces is dat gewoon loopt. Mocht er iets fout gaan of extra gecontroleerd moeten worden na een check, dan komt dat nog gewoon bij hen uit, maar zij vinden het helemaal niet erg dat dit nu allemaal geautomatiseerd gebeurt. Iedereen is er heel positief over.”
Tijdens de implementatie werkte Alexandra mee aan de testrondes:
“Ik was gelijk al zo te spreken over bijvoorbeeld de ID-check. Het werkt allemaal zo mooi en netjes via je camera. Ook met de IBAN gaat het allemaal echt veel sneller in het systeem.”
Sollicitanten ervaren hetzelfde gemak:
“Alle sollicitanten die we erover spreken zijn ook positief, omdat het gewoon heel gebruiksvriendelijk werkt. Voor hen is het ook sneller en handiger.”
Een samenwerking gebouwd op vertrouwen
Doordat RSM al bekend was met Peopletrack, was het vertrouwen in checkX direct aanwezig.
“Dat heeft er wel voor gezorgd dat we niet naar andere bedrijven hebben gekeken en direct met jullie in zee zijn gegaan. Daarnaast is de ondersteuning een belangrijk onderdeel van de positieve ervaring. Natuurlijk lopen we nu nog wel tegen dingetjes aan, maar we hebben Timo als aanspreekpunt en die lost het zo op. Hij is heel benaderbaar en dat is heel fijn. Hij checkt ook best vaak even bij ons in door een mailtje of hij belt er gelijk achteraan. We hebben ook altijd toegang tot het klantportaal waar we een ticket kunnen inschieten. Dat wordt super snel opgepakt.”
Aanbeveling? Absoluut.
Op de vraag of Alexandra checkX zou aanbevelen aan andere organisaties, is ze duidelijk:
“Ja, zeker weten. Ik heb zelfs al met een oud-collega die bij een zorginstelling is gaan werken erover gepraat. Die gingen nu met AFAS werken en toen heb ik direct aangegeven dat ze maar even bij jullie moeten gaan kijken.”
Met de inzet van checkX heeft RSM niet alleen de efficiëntie van processen verbeterd waardoor de werkdruk verminderde, maar vooral heeft dit gezorgd voor meer rust en vertrouwen in de kwaliteit van hun HR-administratie. De samenwerking biedt een solide basis om ook in de toekomst te blijven optimaliseren.
Over RSM
RSM is dé adviseur op het gebied van Assurance, Tax en Consulting voor middelgrote organisaties en familiebedrijven op de nationale en internationale markt. RSM staat voor kwaliteit; dit zorgt dat we onze 700 collega’s veel uitdaging, ontwikkeling en verantwoordelijkheid kunnen meegeven binnen hun functie. RSM’ers geven aan dat de sfeer als zeer prettig wordt ervaren, en daar zijn we natuurlijk enorm trots op. Want naast het harde werken is er ook zeker ruimte voor ontspanning en vrije tijd. RSM is een no-nonsense organisatie, waar je jezelf kunt ontwikkelen als persoon en professional (bron: RSM)
.png)
.jpg)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.jpg)
