.png)
Een organisatie met ruim 5.000 medewerkers, verspreid over meerdere locaties en met grote piekmomenten in instroom: onboarding kan dan al snel een complex en tijdrovend proces worden. Voor ROC van Amsterdam-Flevoland was dat lange tijd de realiteit. Totdat de stap werd gezet naar digitalisering met checkX. Het resultaat? Meer overzicht, betere compliance en een toekomstbestendig onboardingproces.
Een grote organisatie met een complexe onboarding behoefte
ROC van Amsterdam-Flevoland is een omvangrijke onderwijsorganisatie met ruim 5.000 medewerkers, verdeeld over 13 colleges in Amsterdam, Hilversum en Flevoland. Binnen de centrale HR-afdeling werkt Myrte Damoiseaux als strategisch beleidsadviseur HRM, waar zij zich onder andere bezighoudt met onboarding.
“Met name rond de start van het schooljaar zien we een enorme instroom van nieuwe medewerkers. Dat vraagt om een proces dat niet alleen schaalbaar is, maar ook efficiënt en betrouwbaar.”
De uitdaging: verouderde en versnipperde processen
Vóór de implementatie van checkX verliep onboarding grotendeels handmatig. Nieuwe medewerkers moesten fysiek langskomen met hun identiteitsbewijs, dat vervolgens werd gecontroleerd en gekopieerd.
“Dat voelde gewoon niet meer van deze tijd. Daarnaast lag de verantwoordelijkheid vaak bij één persoon en had je weinig controle over wat er met documenten gebeurde. Ook op het gebied van privacy wilden we stappen maken.”
Daar kwam bij dat verschillende colleges hun eigen werkwijze hadden. Dit zorgde voor inconsistentie en maakte het lastig om één gestroomlijnd proces te hanteren.
De keuze voor checkX
Tijdens de zoektocht naar een oplossing werden meerdere partijen overwogen. Uiteindelijk kwam checkX als beste uit de bus.
“De demo’s waren duidelijk en lieten goed zien wat er mogelijk was. We wisten precies wat we konden verwachten. Daarnaast hielp het dat checkX onze organisatie goed begrijpt.”
De combinatie van gebruiksgemak, duidelijke processen en aansluiting op bestaande systemen gaf de doorslag.
De implementatie: van pilot naar organisatie brede uitrol
De implementatie startte met een pilot binnen het ROC van Flevoland. Vanuit een brede projectgroep, bestaande uit HR, functioneel beheer en salarisadministratie, werden processen gezamenlijk ingericht en getest.
“De grootste uitdaging zat niet in de software, maar in het samenbrengen van alle verschillende werkwijzen binnen onze organisatie. Iedereen doet dingen net even anders.”
Na optimalisatie van het proces werd checkX organisatie breed uitgerold.
Het resultaat: een soepel en modern onboardingproces
Met checkX worden nu onder andere identiteitsbewijzen, diploma’s en VOG’s digitaal gecontroleerd en verwerkt. Het proces verloopt grotendeels automatisch.
“Het systeem werkt gewoon heel soepel en is makkelijk in gebruik. Collega’s zijn blij dat het minder tijd kost en dat alles centraler en overzichtelijker is.”
Ook voor nieuwe medewerkers is de ervaring verbeterd: geen fysieke afspraken meer, maar eenvoudig digitaal aanleveren van documenten.
Verandering vraagt gewenning
Zoals bij elke verandering kost ook deze transitie tijd.
“Mensen moeten wennen aan het feit dat ze minder ‘in control’ zijn dan voorheen. Maar tegelijkertijd zorgt het systeem er juist voordat fouten worden voorkomen, bijvoorbeeld bij verlopen documenten.”
De organisatie bevindt zich momenteel nog in de adoptiefase, waarbij processen verder worden verfijnd en gebruikers steeds vertrouwder raken met de nieuwe werkwijze.
Samenwerking en support
De samenwerking met checkX wordt als positief ervaren.
“Het contact is goed en er wordt snel gereageerd wanneer dat nodig is.
Juist bij een organisatie van deze omvang is een goede samenwerking belangrijk. Door samen te kijken naar de inrichting en verdere optimalisatie van het proces, kan checkX steeds beter aansluiten bij de praktijk van het ROC van Amsterdam-Flevoland.
Klaar voor de toekomst
Met de grote instroommomenten nog in het vooruitzicht, kijkt het ROC van Amsterdam-Flevoland vol vertrouwen naar de toekomst.
“We zijn benieuwd hoe het systeem zich houdt tijdens de piek in de zomer, maar we hebben er alle vertrouwen in.”
Conclusie: efficiëntie, veiligheid en schaalbaarheid
De overstap naar checkX heeft het ROC van Amsterdam-Flevoland geholpen om onboarding te moderniseren en toekomstbestendig te maken. Door processen te digitaliseren en te centraliseren, is er meer gripontstaan op een cruciaal HR-proces.
Voor organisaties met een vergelijkbare omvang en complexiteit biedt checkX daarmee een krachtige oplossing.
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.jpg)
.png)
