Checklist versus automatisering: hoe HR tijd kan besparen en risico’s kan beperken

De beperkingen van de traditionele checklist

Handmatige checklists zijn overzichtelijk, maar brengen een aantal uitdagingen met zich mee:

1. Tijdrovend

Het handmatig controleren van registers, aanvragen van VOG’s en verifiëren van diploma’s kost HR-afdelingen veel uren per medewerker. Deze tijd kan beter besteed worden aan strategische HR-taken of persoonlijke begeleiding van nieuwe collega’s.

2. Menselijke fouten

Handmatige controles zijn foutgevoelig. Een verkeerde datum, een vergeten stap of een typefout kan leiden tot compliance-risico’s of zelfs juridische complicaties.

3. Schakelen tussen verschillende systemen

Vaak moeten gegevens ingevoerd en gecontroleerd worden in verschillende systemen of externe platformen. Dat verhoogt de kans op datalekken en en maakt het lastig om overzicht te houden in het onboardingproces.

Automatisering: een efficiënt en veilig alternatief

Door onboarding-screenings te automatiseren, kunnen organisaties veel van deze problemen oplossen. De controles worden door checkX direct vanuit AFAS geautomatiseerd uitgevoerd, zodat gegevens nooit de extern worden opgeslagen of verwerkt. Dit biedt meerdere voordelen:

• Tijdwinst: Handmatige handelingen vervallen. Zodra een medewerker in AFAS wordt ingevoerd, starten automatisch alle relevante checks: BIG-register, kwaliteitsregisters, VOG-aanvragen, identiteit- en diploma-controles.
• Betrouwbaarheid: Fouten door menselijke invoer worden sterk beperkt. Automatische controles volgen exact de vereiste procedures en registers.
• Gegevensveiligheid: Alle verwerking vindt intern plaats binnen AFAS, zonder dat gegevens op externe platforms terechtkomen. Dit is zowel AVG-proof als risicoverlagend voor de organisatie.

Van checklist naar strategisch HR

Automatisering betekent niet dat checklists volledig verdwijnen; ze worden slimmer. HR-medewerkers krijgen inzicht in de status van iedere screening en kunnen proactief ingrijpen waar nodig. Dit geeft ruimte voor:
‍
• Persoonlijke onboarding en begeleiding van nieuwe medewerkers
• Strategische projecten die bijdragen aan groei en medewerkerstevredenheid
• Vermindering van stress en werkdruk bij het HR-team

Automatiseren? Plan een vrijblijvende demo in

Automatische screenings tijdens het in-dienst proces, zorgt voor tijdbesparing, beperkt risico’s en verhoogt de betrouwbaarheid van onboarding-processen. Organisaties die overstappen op geïntegreerde screenings binnen de software van AFAS, maken hun HR-processen niet alleen efficiënter, maar ook toekomstbestendig.

Tip: Begin klein. Automatiseer eerst de meest tijdrovende en foutgevoelige checks, zoals VOG-aanvragen en BIG-registercontroles. Zo ervaart je HR-team direct het voordeel van een slimmer onboardingproces.

Nieuwsgierig welke controles checkX voor jullie organisatie kan automatiseren? Plan een vrijblijvende demo in, onze collega’s Luuk of Timo vertellen graag meer over de mogelijkheden.