“Soms duurde onboarding drie tot vier weken en we hadden geen idee waar het bleef hangen.” Voor veel organisaties is dit herkenbaar. Nieuwe medewerkers moeten soepel kunnen starten, maar in de praktijk ontbreekt vaak het overzicht. Ook bij Zadkine speelde dit.
Als grote mbo-instelling in de regio Rotterdam, met zo’n 1.500 medewerkers verspreid over meerdere locaties, stond efficiënt HR-beheer hoog op de agenda. Het onboardingproces werkte, maar kostte onnodig veel tijd en energie.
Aan het woord is Matthijs van Engeldorp Gastelaars, Teammanager HR Services bij Zadkine. Met ruime ervaring in HR en het onderwijs herkende hij snel waar het knelde.
“Het werkte wel, maar het was niet strak ingericht. We waren veel tijd kwijt aan zoeken, afstemmen en handmatig werk. Dat kon slimmer.”
Onboarding was versnipperd, traag en foutgevoelig
Zowel bij zijn vorige werkgever (stichting BOOR) als bij Zadkine liep Matthijs tegen hetzelfde probleem aan: onboardingprocessen waren versnipperd en traag ingericht.
Hoewel er al digitalisering was doorgevoerd, bleef een groot deel handmatig:
- Documenten werden via e-mail opgevraagd
- Geen centraal overzicht van voortgang
- Moeilijk kunnen opvolgen en rappelleren
- Onduidelijkheid richting leidinggevenden
“Als iemand vroeg waarom iets nog niet geregeld was, moesten we dat eerst zelf uitzoeken. Dat is eigenlijk niet professioneel.”
Daarnaast nam de druk vanuit wet- en regelgeving toe, zoals AVG en identiteitscontroles. Juist die onderdelen waren foutgevoelig en tijdrovend ingericht.
De uitdaging: onboarding automatiseren of zelf bouwen?
De eerste trigger kwam via een LinkedIn-post over digitalisering van VOG-processen.
“Ik dacht meteen: dit moeten we anders doen. Je kunt zelf iets bouwen, maar de vraag is of dat slim is als er al oplossingen in de markt zijn.”
Via Codex kwam Matthijs in contact met Peopletrack, waar later checkX uit is voortgekomen.
Wat begon met een vraag over VOG-processen, groeide al snel uit tot een bredere kijk op het hele onboardingproces.
Keuze voor checkX: samenwerken in plaats van alleen implementeren
Wat voor Zadkine de doorslag gaf zat niet alleen in de software, maar vooral in de samenwerking.
“Het voelde niet als een standaard leverancier. We konden samen kijken wat werkte en wat niet, en dat gaf vertrouwen.”
Zadkine werd actief betrokken bij de doorontwikkeling van checkX:
- Functionaliteiten werden getest in de praktijk
- Feedback werd direct verwerkt
- Praktische wensen werden vertaald naar oplossingen
"Het dashboard dat er nu staat is voor een groot deel ontstaan vanuit onze behoefte aan inzicht."
De implementatie: niet perfect, wel transparant
De implementatie verliep niet zonder uitdagingen.
“Er zijn in het begin dingen misgegaan. Systemen die eruit lagen, processen die nog niet soepel liepen. Dat hoort bij dit soort trajecten.”
Het verschil zat volgens Matthijs in de manier waarop daarmee werd omgegaan:
“Er werd snel gereageerd en eerlijk gecommuniceerd. Daardoor bleef het vertrouwen en konden we samen blijven verbeteren.”
Van reactief HR naar realtime inzicht in onboarding
Vandaag verloopt het onboardingproces bij Zadkine grotendeels geautomatiseerd via checkX.
Nieuwe medewerkers doorlopen zelfstandig de benodigde stappen, terwijl HR realtime inzicht heeft in de voortgang.
“We zien nu precies waar iemand zit in het proces en wat er nog moet gebeuren.”
De verandering is groot:
- HR is niet meer reactief, maar proactief
- Minder losse acties en handmatig werk
- Meer overzicht en rust in het proces
“Het grootste verschil is dat we niet meer continu achter losse acties aan hoeven. Het proces loopt en wij kunnen bijsturen waar nodig.”
Resultaat: snellere onboarding en meer grip op HR-processen
Het onboardingproces is fundamenteel veranderd.
Waar het eerder weken kon duren en onduidelijk was waar vertraging ontstond is er nu:
- Continu inzicht in voortgang
- Kortere doorlooptijden
- Minder handmatig werk
- Betere compliance en borging
“Voorheen waren we veel tijd kwijt aan uitzoeken en afstemmen. Nu weten we waar we staan en kunnen we direct schakelen. Dat geeft rust én grip.”
Samenwerking als succesfactor
Zoals eerder benoemd zit voor Matthijs het succes niet alleen in de technologie, maar in de samenwerking.
“Als er iets niet goed gaat, ga je niet tegenover elkaar staan. Je lost het samen op. Dat werkt twee kanten op.”
Die ervaring deelt hij ook met andere onderwijsinstellingen:
“Andere onderwijsinstellingen bellen mij regelmatig met de vraag hoe het bij ons werkt en wat we hebben geleerd. Ik deel dat graag, want als het onderwijs ermee vooruitgaat, winnen we allemaal.”
Waarom organisaties kiezen voor checkX onboarding software
Voor organisaties die worstelen met onboarding, compliance en handmatige HR-processen is de conclusie duidelijk:
“Als je grip wilt op je proces en minder afhankelijk wilt zijn van handmatig werk, dan helpt dit echt. Het maakt het overzichtelijker en professioneler.”
Wil je ook grip krijgen op jouw onboardingproces? Ontdek hoe checkX dit kan automatiseren. Plan een gratis demo in!
Over Zadkine
Zadkine is een mbo-instelling in de regio Rotterdam met circa 1.500 medewerkers. De organisatie biedt opleidingen in onder andere techniek, zorg, horeca en zakelijke dienstverlening.
Daarnaast heeft Zadkine een gespecialiseerde vakschool in Schoonhoven, waar studenten worden opgeleid tot goud- en zilversmid en juwelier. Hiermee levert de organisatie een belangrijke bijdrage aan vakonderwijs in de regio.
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.jpg)
.png)
