“In dienst-proces in AFAS is verkort van vier naar twee weken!”. - Boukje Faber, functioneel beheerder AFAS bij Prokino
Stichting Meander-Prokino is een landelijke organisatie voor kinderopvang, jeugdzorg en schippersinternaten. Op meer dan 250 locaties door heel Nederland richten Prokino Kinderopvang, Prokino Zorg en Stichting Meander zich op het bevorderen van de ontwikkeling van kinderen, jongeren en (jong)volwassenen. Dit doen zij met ruim 2100 medewerkers, die allemaal toegang hebben tot AFAS. Voor hun medewerkersdossier, het aanvragen van verlof of het maken van declaraties.
Maar vanuit HR moeten al deze dossiers natuurlijk óók goed onderhouden worden. En dát vergde tot voor kort heel veel handwerk. “Dit wilden we graag automatiseren en borgen in ons proces”, legt Boukje Faber, Functioneel AFAS Applicatiebeheerder voor Prokino, uit. “Zo’n handmatig proces vertraagde bijvoorbeeld ons in dienst-proces. En samen met checkX hebben wij dit geoptimaliseerd.”
Wat onze samenwerking precies voor ze betekent en hoe zij voordeel halen uit de HR checkX, vertelt Boukje in deze case.
Automatiseren én optimaliseren met HR checkX
“Prokino Kinderopvang vormt een groot deel van onze organisatie. Om in de kinderopvang te mogen werken, heb je een up-to-date Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig en een registratie in het Personenregister Kinderopvang. Dit is wettelijk verplicht.” Boukje vervolgt: “Deze checks moeten wij dus continu uitvoeren en dat kost heel veel tijd. Even snel iemand aannemen ging niet, want door alle wettelijke verplichtingen gingen daar soms wel vier weken overheen. En in een snel veranderende markt, willen wij wél flexibel blijven. Daarom hebben we in 2022 een grote optimalisatieslag gemaakt met HR checkX!”
“Met de HR checkX besparen wij veel tijd én bij de personele administratie is een stukje werklast weggevallen.”
VOG is geborgd
De keuze voor checkX was snel gemaakt. Boukje: “Ze hebben een korte implementatietijd en dat is voor ons een pré. In een hele korte tijd konden we ons in dienst-proces terugbrengen van vier naar twee weken. Maar dit is niet het enige voordeel dat wij ervaren. Ook tijdens de jaarlijkse accountancy controle zijn we veel sneller klaar of wanneer we een ISO-controle hebben. Want met behulp van de VOG-checkX is alles in één oogopslag te zien. Én altijd up-to-date. De GGD was laatst zelfs onder de indruk van hoe goed we dit proces hebben geborgd. Een compliment voor ons en natuurlijk ook voor checkX.”
Hoe werken de checkX dan?
Boukje: “Op dit moment maken wij dus gebruik van de VOG-aanvraag en PRK checkX. Bij de in-dienst melding van een medewerker controleert checkX automatisch of deze persoon een VOG nodig heeft en eventueel gekoppeld moet worden in het Personen Register Kinderopvang.” Ze vervolgt: “Indien iemand geregistreerd staat in het register, dan wordt de koppeling geautomatiseerd uitgevoerd. Is dit niet het geval? Dan start het VOG-aanvraagproces automatisch op, zodat de medewerker vervolgens automatisch gekoppeld wordt in het Personen Register Kinderopvang. De status en voortgang van dit proces is altijd inzichtelijk voor de collega’s van de personeelsadministratie, maar zij hoeven hier handmatig dus niets meer voor te doen!
Productiviteit is succesvol verhoogd
“Tijdens de implementatie zijn wij heel goed begeleid. checkX dacht proactief met ons mee. Zo hebben we verschillende werkgevers in onze organisatie en stelt de jeugdzorg bijvoorbeeld andere eisen dan de kinderopvang. Daarin hebben ze ons goed geadviseerd. Maar ook na de implementatie blijft checkX betrokken. En als wij vragen hebben, zijn ze altijd beschikbaar.”
“Verder waren ze er ook voor de adoptie binnen onze organisatie. Denk aan het informeren van alle leidinggevenden. Zodat zij dit weer binnen hun eigen teams konden uitdragen.” Enthousiast gaat Boukje verder: “Waar mijn HR-collega’s eerst een dagdeel per twee weken bezig waren met alle VOG-checks, is dit nu nog maar een uur per twee weken. Ze hoeven het nu alleen maar te monitoren. Flinke tijdswinst dus! Waardoor ze meer tijd over hebben om zich te focussen op hun core business.”
“Het goede nieuws voor onze HR-afdeling was: vanaf nu kost de VOG-check jullie veel minder (geen!) werk.”
Nóg meer repeterende taken automatiseren
En voor Stichting Meander Prokino stopt het niet bij de HR checkX. “We zijn heel tevreden over de samenwerking. Ze denken met ons mee en ook als er onverhoopt iets niet goed gaat, lossen ze dit zonder discussies op. checkX werkt oplossingsgericht en zorgt ervoor dat wij weer toekomstgericht kunnen werken.” Over die toekomst zegt Boukje: “Op termijn willen wij ook de digitale ID-check implementeren. Daarnaast zijn er nog wel meer checkX die goed bij onze organisatie passen, dus wordt vervolgd.”
Ben je benieuwd wat onze checkX voor jou organisatie kunnen betekenen? Vraag dan hier onze demo aan en we laten het je graag zien.
.png)
