In de ouderenzorg is geen ruimte voor twijfel. Bevoegdheden moeten kloppen, processen moeten betrouwbaar zijn en fouten kunnen grote gevolgen hebben voor cliënten, medewerkers en de organisatie. Tegelijkertijd neemt de druk toe: personeel is schaars, regelgeving verandert continu en administratieve lasten blijven groeien.
IJsselheem staat midden in die realiteit. Als regionale zorgorganisatie ondersteunt zij dagelijks duizenden ouderen met intramurale zorg, wijkverpleging, dagbesteding, behandeling en revalidatie.
‘Anders denken en werken’ vormt de rode draad in alles wat ze doen. Dat komt duidelijk terug in hun visie op ICT & Technologie, die een belangrijke rol speelt in het ondersteunen van medewerkers en het verbeteren van processen. IJsselheem zet in op ICT & Technologie die het werk lichter, sneller, eenvoudiger en leuker maakt én de zelf- en samenredzaamheid van ouderen en hun netwerk optimaal ondersteunt.
Tegelijkertijd werkt IJsselheem voortdurend aan het borgen van de kwaliteit en veiligheid van technologische oplossingen. Ze blijven hun processen en werkwijzen kritisch evalueren en verbeteren, zodat ze betrouwbare, veilige en toekomstbestendige oplossingen kunnen blijven bieden. Hierin speelt checkX een belangrijke rol.
De uitdaging: veiligheid borgen in tijden van schaarste
De zorg staat onder druk. Een toenemende zorgbehoefte, krapte op de arbeidsmarkt en wet- en regelgeving maken anders denken en anders werken onvermijdelijk.
Voor IJsselheem betekende dit dat administratieve processen slimmer moesten worden ingericht, zonder concessies te doen aan veiligheid en compliance.
Roelinde, al ruim acht jaar betrokken bij HR-processen en digitalisering binnen IJsselheem, schetst het spanningsveld:
“We willen veel, en het liefst zo snel mogelijk. Maar capaciteit is altijd een beperkende factor. Tegelijkertijd heb je te maken met veranderende wetgeving, CAO-afspraken en kwaliteitsnormen.”
Processen zoals VOG-aanvragen en BIG-registratiecontroles waren tijdrovend en foutgevoelig. Handmatige controles boden onvoldoende zekerheid en leidden vaak tot steekproeven, terwijl juist continu toezicht gewenst was.
In de zorg, waar diplomafraude en onbevoegd handelen directe risico’s vormen, was dat geen acceptabele situatie.
De keuze voor checkX: expertise en vertrouwen
IJsselheem kwam in eerste instantie via AFAS Partner Codex in contact met checkX, bij de vraag hoe VOG-aanvragen efficiënter en betrouwbaarder konden worden ingericht binnen AFAS.
“Wij waren meteen enthousiast over alles wat we konden automatiseren,” vertelt Roelinde. “Dit was een mooie eerste stap die ons direct verder hielp.”
Wat de doorslag gaf was naast de technische oplossing, vooral het gevoel van deskundigheid en zorgvuldigheid. CheckX begreep de context van de zorgsector en dacht mee vanuit wetgeving, processen én gebruiksgemak.
Naarmate checkX zich verder ontwikkelde en aanvullende controles introduceerde, zoals BIG-registratie, bleef IJsselheem nauw betrokken. Het aanbod van checkX sloot feilloos aan op de behoeften van IJsselheem.
De samenwerking en oplossing: van inrichting naar partnerschap
Samen met checkX richtte IJsselheem verschillende controles in die volledig geïntegreerd zijn in AFAS.
Inmiddels maakt de organisatie gebruik van onder andere:
- VOG-aanvragen voor medewerkers
- Continue BIG-registratiecontrole
- V&VN-controles
- Voorbereiding op ID-checks en VOG voor vrijwilligers
Bijzonder aan de aanpak is de continue monitoring. In plaats van periodieke handmatige controles wordt nu frequent automatisch gecontroleerd of registraties nog geldig zijn.
“We krijgen direct een actie in onze takenbak als er iets verandert,” zegt Roelinde. “Zo loop je voorop, in plaats van dat je achteraf moet constateren dat er iets mis was.”
checkX fungeert daarbij als een digitale collega: processen lopen automatisch en bij afwijkingen wordt actief gesignaleerd. Dat geeft rust en overzicht.
Resultaten en impact: tijd, veiligheid en kwaliteit
De impact voor IJsselheem is duidelijk merkbaar:
- Structurele tijdbesparing: administratieve taken zijn sterk verminderd
- Minder foutgevoeligheid: automatische controles vervangen handmatig werk
- Hogere veiligheid: continue en realtime monitoring van bevoegdheden
- Efficiëntere inzet van medewerkers: meer tijd voor andere werkzaamheden
“Het grootste voordeel is voor ons de combinatie van tijdbesparing en veiligheid,” aldus Roelinde. “We moeten met hetzelfde aantal medewerkers veel meer cliënten ondersteunen. Dit vraagt een andere manier van werken, maar wel op een duurzame wijze. Het automatiseren van administratieve handelingen en het inzetten van technologie en hulpmiddelen zijn hier onderdeel van.”
Ook richting medewerkers is met het digitaliseren van diverse processen de informatieverstrekking verbeterd. Zij krijgen duidelijke en tijdige informatie, wat bijdraagt aan vertrouwen en acceptatie van digitale processen.
Conclusie: klaar voor de toekomst, zonder concessies
Voor IJsselheem is checkX meer dan een leverancier. Het is een partner die meedenkt, vooruitkijkt en actief bijdraagt aan kwaliteit en veiligheid in de zorg.
“Het is fijn dat iemand meekijkt die weet waar hij het over heeft,” besluit Roelinde. “En dat je erop kunt vertrouwen dat processen goed lopen, zonder dat je er continu bovenop hoeft te zitten. Dat geeft ruimte om ons te focussen op waar het echt om draait: goede zorg leveren, nu en in de toekomst.”
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
%20(1).png)
.png)
.png)
.jpg)
.png)
