Voor veel functies in de zorg, het onderwijs, de kinderopvang, bij justitie, de beveiliging of in de financiële sector is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.

‍

checkX automatiseert het aanvraagproces van de VOG bij Dienst Justis volledig, zodra een medewerker in-dienst wordt gemeld in AFAS. Deze aanvraag gebeurt op basis van het screeningsprofiel óf op basis van de functie bij het (her)in-dienst melden van een kandidaat of sollicitant.

‍

Dankzij onze samenwerking met Dienst Justis krijgen medewerkers de optie om de VOG:

• Via de traditionele manier per post te ontvangen
• Digitaal te ontvangen via Berichtenbox van MijnOverheid

‍

Dankzij de digitale VOG kunnen kandidaten deze sneller aanleveren bij de werkgever én is het mogelijk om de controle op echtheid volledig uit handen te nemen. Zie hiervoor ook de VOG controle check.

Voor veel functies in de zorg, het onderwijs, de kinderopvang, bij justitie, de beveiliging of in de financiële sector is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.

‍

Dankzij de VOG aanvraag van checkX kan het VOG-aanvraagproces volledig geautomatiseerd worden zodra een medewerker in-dienst wordt gemeld in AFAS. Onze samenwerking met Dienst Justis maakt het mogelijk om de VOG op twee manieren te ontvangen, namelijk per post óf digitaal. In combinatie met de VOG controle van checkX wordt ook de controle op echtheid van de digitale VOG uit handen genomen.

‍

De VOG controle van checkX controleert alle digitale VOG's op echtheid. Indien dit gehele proces succesvol is afgerond, wordt de taak in AFAS afgesloten. Het controleren van VOG's op echtheid is voor de personeelsadministratie een tijdrovende klus, waardoor er veel tijd wordt bespaart die zij zinvoller kunnen invullen. Alleen wanneer de softwarerobots constateren dat er een fout is in het aanvraagproces (bijvoorbeeld vanwege een aantekening of wanneer de screeningscode niet overeenkomt met de functie zoals ingediend bij de aanvraag), gaat er een taak naar de personeelsadministratie.

‍

Zodra dit gehele proces succesvol is afgerond, wordt de taak in AFAS afgesloten en wordt het verificatiedocument in het dossier gezet

‍

• Tijdsbesparing bij digitale VOG's
• Gegevens verlaten AFAS niet
• Duidelijk inzicht over de status van VOG-aanvragen via een handig dashboard in Insite

‍

Na de automatische aanvraag én controle van de digitale VOG, neemt checkX ook de declaratie van de VOG uit handen. Zodra de digitale VOG goedgekeurd is voor de medewerker, wordt de VOG declaratie als mutatie klaargezet. De declaratie wordt vervolgens bij de eerstvolgende salarisrun automatisch uitbetaald.

Dubbel tijd besparen dus! De medewerker hoeft geen declaratie meer in te dienen én de afdeling personeelsadministratie hoeft de declaratie niet meer te controleren of verwerken.

Voor organisaties en verenigingen is het mogelijk om gebruik te maken van de Regeling Gratis VOG. Als uw organisatie aan de voorwaarden van Justis voldoet, kan zij deelnemen aan de Regeling Gratis VOG en gratis Verklaringen Omtrent Gedrag voor uw vrijwilligers.

‍

De Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) toont aan dat de vrijwilliger geen strafblad heeft of dat het strafblad geen bezwaar vormt om als vrijwilliger te werken met kwetsbare mensen. Om een veilige omgeving te creëren in het vrijwilligerswerk kunnen organisaties zich aanmelden voor de Regeling Gratis VOG. Bij goedkeuring kunnen vrijwilligers door middel van hun Digi-D een gratis VOG aanvragen.

‍

Dankzij checkX wordt het aanvraagproces van de gratis VOG voor vrijwilligers volledig geautomatiseerd aangevraagd, zowel vanuit AFAS HRM als vanuit AFAS CRM.

Bij een Verklaring Omtrent het Gedrag politiegegevens (VOG P) raadpleegt Justis naast justitiële documentatie (een strafblad) ook altijd politiegegevens. De politiegegevens op zichzelf kunnen doorslaggevend zijn voor de weigering van een VOG P. Ook als u geen strafblad heeft.

‍

Een VOG P is een middel om integriteitsschendingen (het misbruiken van vertrouwen), misdrijven in functie en beïnvloeding van het openbaar bestuur door de georganiseerde misdaad tegen te gaan. De VOG P-screening geeft een vollediger beeld van de integriteit van u als aanvrager en van de mogelijke risico's voor de functie waarvoor u de VOG P nodig heeft.

‍

Een VOG P is alleen nodig voor functies die een hoge mate van integriteit vereisen. De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid bepaalt wanneer een VOG P nodig is. Het gaat om bepaalde functies bij werkgevers zoals de Douane, het Openbaar Ministerie (OM), de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en landelijke en regionale Informatie- en Expertisecentra.

‍

Gaat u bijvoorbeeld aan het werk als buitengewoon opsporingsambtenaar (boa), penitentiair inrichtingswerker of arrestantenverzorger? Dan heeft u mogelijk een VOG P nodig.

Dankzij de identiteit check wordt de verificatieplicht voor werkgevers volledig geautomatiseerd uitgevoerd bij de in-dienstmelding. De upload van het identiteitsbewijs wordt niet alleen geverifieerd op echtheid, ook kan er direct een persoonsidentificatie uitgevoerd worden. Bij de persoonsidentificatie wordt aan de hand van een selfie gecontroleerd of de persoon op het identiteitsbewijs overeenkomt.

‍

• Gebruikersvriendelijke manier van onboarden
• Veilig online identificeren
• Tijdbesparing
• Alle gegevens worden direct in het dossier in AFAS opgeslagen

‍

Daarnaast wordt bij iedere ID-scan automatisch de Right to work check uitgevoerd, zodat direct vastgesteld wordt of iemand gerechtigd is om arbeid te verrichten.

In iedere sector geldt de verantwoordelijkheid voor juiste tewerkstelling: werkgevers moeten zeker weten dat medewerkers daadwerkelijk gerechtigd zijn om te werken. Denk aan geldige identiteitsdocumenten, de juiste verblijfsstatus, eventuele werkvergunningen en aanvullende bewijzen zoals een BSN-verklaring.

‍

Dankzij checkX worden Right to Work-controles automatisch en rechtstreeks vanuit AFAS uitgevoerd.

Dankzij iDIN kunnen toekomstige medewerkers of externen hun identiteit bevestigen via de veilige en vertrouwde inlogmiddelen van hun eigen bank.

‍

Heeft jullie medewerker toestemming gegeven aan zijn/haar bank om de gegevens te delen met uw organisatie? Dan wordt deze iDIN controle automatisch uitgevoerd.

‍

• Voeldoet aan EU-wetgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
• Automatische koppeling met AFAS
• AVG-proof

‍

Heeft jullie sollicitant het benodigde diploma voor de functie waar hij/zij op solliciteert? Dankzij de diploma controle van checkX wordt het diploma van de nieuwe medewerker gecontroleerd op echtheid aan de hand van de geldigheidscriteria die DUO hieraan stelt:

‍

• Een kopie van het diploma is een PDF-bestand en moet worden geopend met Adobe Reader. Het is nooit een beeldbestand, zoals png, jpeg, jpg, gif, tiff of psd.
• Indien de kopie van het diploma op papier wordt aangeleverd, is deze alleen geldig als het uittreksel is afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier.
• Het document heeft bovenaan een blauwe balk met de tekst: 'Gecertificeerd door Dienst Uitvoering Onderwijs, certificaat uitgegeven door KPN BV PKIoverheid Organisatie Services CA – G3.'

Het invoeren van een bankrekeningnummer tijdens de in-dienstmelding van een nieuwe medewerker is foutgevoelig, waardoor het verstandig is om hier een controle op uit te voeren.

‍

Dankzij deze IBAN check automatisch uitgevoerd tijdens de in-dienstmelding. Hierbij wordt gecontroleerd of de naam van de rekeninghouder en het IBAN-nummer overeenkomen met de medewerker gegevens in AFAS.

‍

• Nieuwe medewerkers hoeven geen kopie meer aan te leveren van hun bankpas
• Zekerheid dat het salaris naar de juiste medewerker wordt overgemaakt
• Helpt fraude en vergissingen te voorkomen
• Als werkgever wordt voldaan aan de Wet Aanpak Schijnconstructies

‍

Medewerkers in de kinderopvang moeten zichzelf inschrijven in het Personenregister Kinderopvang. In het register wordt de medewerker gekoppeld aan de kinderopvangorganisatie waar deze medewerker werkzaam is.

‍

Dankzij de PRK check wordt er bij de indienst-melding automatisch een controle uitgevoerd of de nieuwe medewerker geregistreerd staat. Vervolgens wordt deze persoon gekoppeld aan jullie organisatie. Is de medewerker nog niet geregistreerd? Dan wordt er automatisch een VOG-aanvraag gedaan bij Dienst Justis, deze is nodig voor medewerkers om zich in te kunnen schrijven in het Personenregister Kinderopvang.

‍

• Automatische koppeling
• VOG-proces wordt automatisch opgestart indien inschrijving nog niet compleet is
• Privacygevoelige gegevens verlaten AFAS niet

‍

Door middel van een referentiecheck wordt de werkervaring van een sollicitant nagegaan.

‍

Dankzij de referentie controle van checkX is het mogelijk om volledig digitaal én geautomatiseerd informatie te verzamelen over de kandidaat. De referenten krijgen toegang tot een portaal waarbij zij vragen kunnen beantwoorden over de kandidaat. De antwoorden worden automatisch opgeslagen in het screeningsrapport.

‍

• Tijdbesparing
• Mogelijkheid tot het personaliseren van de vragen
• Ontzorgen van de HR- en salarisadministratie

‍

Zorgprofessionals die een beschermd beroep uitoefenen, moeten geregistreerd staan in het BIG-register. Werkgevers zijn verplicht om te controleren of hun medewerkers een BIG-registratie hebben.

‍

Dankzij de BIG check wordt de controle van (nieuwe) medewerkers automatisch uitgevoerd en indien het BIG-registratienummer ontbreekt in AFAS, wordt deze automatisch toegevoegd aan de medewerker gegevens. Wanneer een medewerker een maatregel heeft op de registratie dan wordt hier actief een signaal voor afgegeven via AFAS.
‍

• Geautomatiseerd voldoen aan de Vergewisplicht
• Rechtstreekse controle vanuit AFAS in het BIG-register
• Voldoen aan privacy wet- en regelgeving

‍

Jeugdprofessionals op HBO-niveau of hoger zijn verplicht om zich te registreren in het SKJ register. Deze registratie toont aan dat de professional voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen om zijn/haar beroep uit te oefenen. Organisaties in het sociaal domein zijn verplicht om hun medewerkers te controleren op deze registratie.

‍

Dankzij de SKJ checks wordt de controle in het SKJ register automatisch uitgevoerd. Naast de registratie wordt ook een controle uitgevoerd op eventuele maatregelen die zijn opgelegd voor de zorgprofessional.

‍

• Gevalideerde controle vergewisplicht
• Tijdbesparing
• AVG-proof 

Een AGB-code (Algemeen Gegevens Beheer code) is een unieke identificatiecode in de Nederlandse zorgsector. Deze code wordt gebruikt om zorgverleners, praktijken en instellingen te registreren en identificeren. Onder andere bij administratieve processen zoals declaraties worden de zorgverleners dankzij deze code eenvoudig herkent.

‍

Met checkX wordt dagelijks gecontroleerd of zorgmedewerkers geregistreerd staan in het Vektis-register. Als de persoonlijke AGB-code van een medewerker nog niet is vastgelegd, registreert checkX deze automatisch in AFAS.

‍

Vervolgens wordt gecontroleerd of de zorgverlener correct is gekoppeld aan de praktijk of instelling met de juiste AGB-code. Als deze koppeling ontbreekt, kunnen er geen declaraties worden ingediend voor de verleende zorg. De zorgverlener krijgt automatisch een taak toegewezen om de koppeling in het AGB-register te herstellen.

‍

Voor organisaties in de zorg is het essentieel om te verifiëren of zorgprofessionals geregistreerd staan in het Kwaliteitsregister V&V en of zij correct zijn gekoppeld aan de betreffende organisatie. Het Kwaliteitsregister V&V is een initiatief van de beroepsgroepen zelf en heeft als uitgangspunt de professionele standaard.

‍

Dankzij checkX wordt deze verificatie volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker controleert checkX automatisch of de zorgprofessional is geregistreerd in het Kwaliteitsregister V&V en of de koppeling met uw organisatie correct is. Dit bespaart tijd en zorgt voor een betrouwbare en efficiënte naleving van de kwaliteitsnormen binnen uw organisatie.

Docenten die Nederlandse les geven aan jongeren/volwassenen die een andere moedertaal hebben, moeten hiervoor een NT2-registratie hebben. Docenten die Nederlandse les geven, dienen hierop gescreend te worden door de school waar zij lesgeven.

‍

Dankzij checkX wordt er automatisch een controle uitgevoerd in het NT2 register of een docent bevoegd is en geregistreerd staat in het NT2 register. 

‍

• Automatische koppeling met AFAS
• Tijdbesparing
• AVG-proof

‍

Het is voor organisaties van belang dat een zakelijke relatie betrouwbaar is. Door een controle uit te voeren in het handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen de bedrijfsgegevens van deze relaties gecontroleerd worden.

‍

Dankzij de KvK controle van checkX worden de bedrijfsgegevens van leveranciers, ZZP'ers en bijvoorbeeld potentiële klanten automatisch geverifieerd.

‍

• Snel en veilig bedrijfsgegevens verifiëren
• Voorkomen financiële risico's
• Tijdbesparing

‍

VIES is een systeem voor uitwisseling van btw-informatie. Door een controle in VIES uit te voeren, kan er achterhaald worden of de ZZP'er die jullie gaan inhuren daadwerkelijk een eigen onderneming heeft en geregistreerd staat bij de Belastingdienst.

‍

Bij deze BTW nummer check worden de gegevens die in AFAS zijn opgeslagen van de ZZP'er automatisch gecontroleerd in het VIES-register.

‍

• Automatische screening van extern personeel
• Tijdbesparing
• Gevalideerde controles

‍

In het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) zijn mensen geregistreerd die onder curatele of bewind geplaatst zijn. Door te controleren of nieuwe medewerkers hierin geregistreerd staat, voorkomt jullie organisatie dat een uitbetaling ten onrechte aan deze persoon wordt toegekend.

‍

Dankzij deze CCBR check worden nieuwe medewerkers automatisch gecontroleerd in het ccbr-register.

‍

• Tijdbesparing
• Automatische koppeling met AFAS
• AVG-proof

‍

Medewerkers die regelmatig met het openbaar vervoer reizen voor hun werk, maken vaak gebruik van een NS-Business Card. Het aanvragen, wijzigen of stopzetten van deze kaart kost werkgevers doorgaans veel tijd en handmatig werk.

‍

Met checkX wordt dit proces volledig geautomatiseerd. Aanvragen, wijzigingen en stopzettingen van de NS-Business Card verlopen automatisch, direct vanuit het proces in AFAS en zonder handmatig gedoe.

‍

Hierdoor besparen organisaties tijd, voorkomen zij fouten en beschikken zij altijd over een actueel overzicht van de NS-Business Cards binnen de organisatie.

Medewerkers die werkzaam zijn in de kraamzorg dienen te beschikken over een geldige registratie in het Kwaliteitsregister Kraamzorg (KCKZ). Werkgevers willen daarom periodiek controleren of deze registratie nog actueel en geldig is.

‍

Dankzij de KCKZ check van checkX wordt deze controle volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Tijdens het proces in AFAS wordt real-time gecontroleerd of de medewerker beschikt over een geldige KCKZ-registratie. De uitkomst van de controle wordt automatisch vastgelegd in het daarvoor bestemde dossieritem binnen AFAS.

‍

Hierdoor zijn handmatige controles niet meer nodig en beschikt de organisatie altijd over een actueel en betrouwbaar overzicht van de registratiestatus van medewerkers.

Voor diverse beroepsgroepen is een actuele registratie in Registerplein een vereiste om de deskundigheid en vakbekwaamheid aan te tonen. Werkgevers willen daarom periodiek controleren of medewerkers nog beschikken over een geldige registratie.

‍

Dankzij de Registerplein check van checkX wordt deze controle volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Tijdens het proces in AFAS wordt real-time gecontroleerd of de medewerker geregistreerd staat in Registerplein en of de registratie geldig is. De uitkomst van de controle wordt automatisch vastgelegd in het daarvoor bestemde dossieritem binnen AFAS.

‍

Hierdoor is handmatige controle niet meer nodig en beschikt de organisatie altijd over een actueel en aantoonbaar overzicht van de registratiestatus van medewerkers.

In transport en logistiek is rijbevoegdheid cruciaal: werkgevers moeten zeker weten dat chauffeurs veilig, bevoegd en compliant de weg op gaan. Denk aan een geldig rijbewijs per categorie, een actuele Code 95 en een betrouwbare identiteitscontrole.

‍

Dankzij checkX worden deze rijbewijschecks automatisch en rechtstreeks vanuit AFAS uitgevoerd.