Efficiënt en veilig kandidaten screenen
Automatiseer het screeningsproces en
creëer overzicht in jullie onboardingproces.
creëer overzicht in jullie onboardingproces.
Nieuwe medewerkers screenen op de automatische piloot
De softwarerobots van checkX voeren de gewenste screenings voor nieuwe medewerkers automatisch uit. Gegevens worden opgehaald vanuit AFAS en de status is altijd inzichtelijk dankzij de dashboards die je via een pagina op InSite kunt benaderen.
Veilig en vertrouwd je gegevens bewaren in AFAS
De gegevens van nieuwe medewerkers worden opgehaald vanuit AFAS. De softwarerobots gaan vertrouwelijk om met deze informatie, privacy gevoelige informatie wordt direct verwerkt en nóóit elders opgeslagen.
Mogelijke checkX en screenings
Diploma check
Heeft jullie sollicitant het benodigde diploma voor de functie waar hij/zij op solliciteert? Dankzij de diploma controle van checkX wordt het diploma van de nieuwe medewerker gecontroleerd op echtheid aan de hand van de geldigheidscriteria die DUO hieraan stelt:
- Een kopie van het diploma is een pdf-bestand en moet worden geopend met Adobe Reader. Het is nooit een beeldbestand, zoals png, jpeg, jpg, gif, tiff of psd.
- Indien de kopie van het diploma op papier wordt aangeleverd, is deze alleen geldig als het uittreksel is afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier.
- Het document heeft bovenaan een blauwe balk met de tekst: 'Gecertificeerd door Dienst Uitvoering Onderwijs, certificaat uitgegeven door KPN BV PKIoverheid Organisatie Services CA – G3.'
Andere verificatie nodig?
IBAN check
Het invoeren van een bankrekeningnummer tijdens de in-dienstmelding van een nieuwe medewerker is foutgevoelig, waardoor het verstandig is om hier een controle op uit te voeren.
Dankzij deze IBAN check automatisch uitgevoerd tijdens de in-dienstmelding. Hierbij wordt gecontroleerd of de naam van de rekeninghouder en het IBAN-nummer overeenkomen met de medewerker gegevens in AFAS.
- Nieuwe medewerkers hoeven geen kopie meer aan te leveren van hun bankpas
- Zekerheid dat het salaris naar de juiste medewerker wordt overgemaakt
- Helpt fraude en vergissingen te voorkomen
- Als werkgever wordt voldaan aan de Wet Aanpak Schijnconstructies
Andere verificatie nodig?
Identiteit check
Dankzij de identiteit check wordt de verificatieplicht voor werkgevers volledig geautomatiseerd uitgevoerd bij de in-dienstmelding. De upload van het identiteitsbewijs wordt niet alleen geverifieerd op echtheid, ook kan er direct een persoonsidentificatie uitgevoerd worden. Bij de persoonsidentificatie wordt aan de hand van een selfie gecontroleerd of de persoon op het identiteitsbewijs overeenkomt.
- Gebruikersvriendelijke manier van onboarden
- Veilig online identificeren
- Tijdbesparing
- Alle gegevens worden direct in het dossier in AFAS opgeslagen
Andere verificatie nodig?
VOG aanvraag
Voor veel functies in de zorg, het onderwijs, de kinderopvang, bij justitie, de beveiliging of in de financiële sector is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.
checkX automatiseert het aanvraagproces van de VOG bij Dienst Justis volledig, zodra een medewerker in-dienst wordt gemeld in AFAS. Deze aanvraag gebeurt op basis van het screeningsprofiel óf op basis van de functie bij het (her)in-dienst melden van een kandidaat of sollicitant.
Dankzij onze samenwerking met Dienst Justis krijgen medewerkers de optie om de VOG:
- Via de traditionele manier per post te ontvangen
- Digitaal te ontvangen via Berichtenbox van MijnOverheid
Dankzij de digitale VOG kunnen kandidaten deze sneller aanleveren bij de werkgever én is het mogelijk om de controle op echtheid volledig uit handen te nemen. Zie hiervoor ook de VOG controle check.
Andere verificatie nodig?
VOG controle
Voor veel functies in de zorg, het onderwijs, de kinderopvang, bij justitie, de beveiliging of in de financiële sector is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.
Dankzij de VOG aanvraag van checkX kan het VOG-aanvraagproces volledig geautomatiseerd worden zodra een medewerker in-dienst wordt gemeld in AFAS. Onze samenwerking met Dienst Justis maakt het mogelijk om de VOG op twee manieren te ontvangen, namelijk per post óf digitaal. In combinatie met de VOG controle van checkX wordt ook de controle op echtheid van de digitale VOG uit handen genomen.
De VOG controle van checkX controleert alle digitale VOG's op echtheid. Indien dit gehele proces succesvol is afgerond, wordt de taak in AFAS afgesloten. Het controleren van VOG's op echtheid is voor de personeelsadministratie een tijdrovende klus, waardoor er veel tijd wordt bespaart die zij zinvoller kunnen invullen. Alleen wanneer de softwarerobots constateren dat er een fout is in het aanvraagproces (bijvoorbeeld vanwege een aantekening of wanneer de screeningscode niet overeenkomt met de functie zoals ingediend bij de aanvraag), gaat er een taak naar de personeelsadministratie.
Zodra dit gehele proces succesvol is afgerond, wordt de taak in AFAS afgesloten en wordt het verificatiedocument in het dossier gezet
- Tijdsbesparing bij digitale VOG's
- Gegevens verlaten AFAS niet
- Duidelijk inzicht over de status van VOG-aanvragen via een handig dashboard in Insite
Andere verificatie nodig?
SKJ check
Jeugdprofessionals op HBO-niveau of hoger zijn verplicht om zich te registreren in het SKJ register. Deze registratie toont aan dat de professional voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen om zijn/haar beroep uit te oefenen. Organisaties in het sociaal domein zijn verplicht om hun medewerkers te controleren op deze registratie.
Dankzij de SKJ checks wordt de controle in het SKJ register automatisch uitgevoerd. Naast de registratie wordt ook een controle uitgevoerd op eventuele maatregelen die zijn opgelegd voor de zorgprofessional.
- Gevalideerde controle vergewisplicht
- Tijdbesparing
- AVG-proof
Andere verificatie nodig?
KvK check
Het is voor organisaties van belang dat een zakelijke relatie betrouwbaar is. Door een controle uit te voeren in het handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen de bedrijfsgegevens van deze relaties gecontroleerd worden.
Dankzij de KvK controle van checkX worden de bedrijfsgegevens van leveranciers, ZZP'ers en bijvoorbeeld potentiële klanten automatisch geverifieerd.
- Snel en veilig bedrijfsgegevens verifiëren
- Voorkomen financiële risico's
- Tijdbesparing
Andere verificatie nodig?
Referentie check
Door middel van een referentiecheck wordt de werkervaring van een sollicitant nagegaan.
Dankzij de referentie controle van checkX is het mogelijk om volledig digitaal én geautomatiseerd informatie te verzamelen over de kandidaat. De referenten krijgen toegang tot een portaal waarbij zij vragen kunnen beantwoorden over de kandidaat. De antwoorden worden automatisch opgeslagen in het screeningsrapport.
- Tijdbesparing
- Mogelijkheid tot het personaliseren van de vragen
- Ontzorgen van de HR- en salarisadministratie
Andere verificatie nodig?
NT2 check
Docenten die Nederlandse les geven aan jongeren/volwassenen die een andere moedertaal hebben, moeten hiervoor een NT2-registratie hebben. Docenten die Nederlandse les geven, dienen hierop gescreend te worden door de school waar zij lesgeven.
Dankzij checkX wordt er automatisch een controle uitgevoerd in het NT2 register of een docent bevoegd is en geregistreerd staat in het NT2 register.
- Automatische koppeling met AFAS
- Tijdbesparing
- AVG-proof
Andere verificatie nodig?
BIG check
Zorgprofessionals die een beschermd beroep uitoefenen, moeten geregistreerd staan in het BIG-register. Werkgevers zijn verplicht om te controleren of hun medewerkers een BIG-registratie hebben.
Dankzij de BIG check wordt de controle van (nieuwe) medewerkers automatisch uitgevoerd en indien het BIG-registratienummer ontbreekt in AFAS, wordt deze automatisch toegevoegd aan de medewerker gegevens. Wanneer een medewerker een maatregel heeft op de registratie dan wordt hier actief een signaal voor afgegeven via AFAS.
- Geautomatiseerd voldoen aan de Vergewisplicht
- Rechtstreekse controle vanuit AFAS in het BIG-register
- Voldoen aan privacy wet- en regelgeving
Andere verificatie nodig?
BTW nummer check
VIES is een systeem voor uitwisseling van btw-informatie. Door een controle in VIES uit te voeren, kan er achterhaald worden of de ZZP'er die jullie gaan inhuren daadwerkelijk een eigen onderneming heeft en geregistreerd staat bij de Belastingdienst.
Bij deze BTW nummer check worden de gegevens die in AFAS zijn opgeslagen van de ZZP'er automatisch gecontroleerd in het VIES-register.
- Automatische screening van extern personeel
- Tijdbesparing
- Gevalideerde controles
Andere verificatie nodig?
iDIN check
Dankzij iDIN kunnen toekomstige medewerkers of externen hun identiteit bevestigen via de veilige en vertrouwde inlogmiddelen van hun eigen bank.
Heeft jullie medewerker toestemming gegeven aan zijn/haar bank om de gegevens te delen met uw organisatie? Dan wordt deze iDIN controle automatisch uitgevoerd.
- Voeldoet aan EU-wetgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
- Automatische koppeling met AFAS
- AVG-proof
Andere verificatie nodig?
PRK check
Medewerkers in de kinderopvang moeten zichzelf inschrijven in het Personenregister Kinderopvang. In het register wordt de medewerker gekoppeld aan de kinderopvangorganisatie waar deze medewerker werkzaam is.
Dankzij de PRK check wordt er bij de indienst-melding automatisch een controle uitgevoerd of de nieuwe medewerker geregistreerd staat. Vervolgens wordt deze persoon gekoppeld aan jullie organisatie. Is de medewerker nog niet geregistreerd? Dan wordt er automatisch een VOG-aanvraag gedaan bij Dienst Justis, deze is nodig voor medewerkers om zich in te kunnen schrijven in het Personenregister Kinderopvang.
- Automatische koppeling
- VOG-proces wordt automatisch opgestart indien inschrijving nog niet compleet is
- Privacygevoelige gegevens verlaten AFAS niet
Andere verificatie nodig?
CCBR check
In het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) zijn mensen geregistreerd die onder curatele of bewind geplaatst zijn. Door te controleren of nieuwe medewerkers hierin geregistreerd staat, voorkomt jullie organisatie dat een uitbetaling ten onrechte aan deze persoon wordt toegekend.
Dankzij deze CCBR check worden nieuwe medewerkers automatisch gecontroleerd in het ccbr-register.
- Tijdbesparing
- Automatische koppeling met AFAS
- AVG-proof
Andere verificatie nodig?
Heb je vragen?
Vind hier het antwoord!
In het overzicht hiernaast vind je het antwoord op de meest gestelde vragen. Voor onbeantwoorde vragen kun je op verschillende manieren contact met ons opnemen.
Neem contact met ons opWaarom ook een selfie- en liveness check toepassen bij de identiteitscontrole?
Dankzij de selfie- en livenesss check ben je er als werkgever van verzekerd dat diegene die de id-check uitvoert daadwerkelijk overeenkomt met de foto op het paspoort of de ID-kaart.
Wat is een instant check bij de IBAN-controle?
Een instant check wordt uitgevoerd bij de IBAN verificatie. Dankzij de IBAN verificatie weet je als werkgever zeker dat de IBAN in gebruik is en op naam staat van de toekomstige medewerker. Bij de instant check voor de IBAN zijn er drie meldingen mogelijk, namelijk:
Correct: De IBAN en naam komen overeen
Typefout: Er is een typefout gemaakt in de naam (bijv. Pietersen i.p.v. Pieterse). In de melding wordt een suggestie gedaan voor de naam, zoals deze bekend is bij de bank.
Foutmelding: De combinatie van de ingevoerde naam komt niet overeen met de IBAN-gegevens die bekend zijn bij de bank. Dit komt bijvoorbeeld voor bij buitenlandse rekeningnummers.
Correct: De IBAN en naam komen overeen
Typefout: Er is een typefout gemaakt in de naam (bijv. Pietersen i.p.v. Pieterse). In de melding wordt een suggestie gedaan voor de naam, zoals deze bekend is bij de bank.
Foutmelding: De combinatie van de ingevoerde naam komt niet overeen met de IBAN-gegevens die bekend zijn bij de bank. Dit komt bijvoorbeeld voor bij buitenlandse rekeningnummers.
Welke diploma's staan in het diplomaregister?
De diploma checkX controleert verschillende diploma's in het diplomaregister. De diplomagegevens van de volgende onderwijssoorten zijn hierin opgenomen:
- Wetenschappelijk onderwijs vanaf 1996*
- Hoger beroepsonderwijs vanaf 1996
- Middelbaar beroepsonderwijs vanaf 2007**
- Voortgezet algemeen volwassenenonderwijs vanaf 2007**
- Voortgezet onderwijs vanaf 2006 **
- Voortgezet onderwijs staatsexamen vanaf 2011
- Voortgezet speciaal onderwijs vanaf 2012
- Voortgezet speciaal onderwijs staatsexamen vanaf 2011
- Extraneus voortgezet onderwijs vanaf 2012
- Nederlands als tweede taal staatsexamen vanaf 2011
- Inburgeringsexamen vanaf 2007
* Levensbeschouwelijke opleidingen vanaf september 2010.
** AOC’s (Agragrische Opleidingscentra) vanaf 2011.
- Wetenschappelijk onderwijs vanaf 1996*
- Hoger beroepsonderwijs vanaf 1996
- Middelbaar beroepsonderwijs vanaf 2007**
- Voortgezet algemeen volwassenenonderwijs vanaf 2007**
- Voortgezet onderwijs vanaf 2006 **
- Voortgezet onderwijs staatsexamen vanaf 2011
- Voortgezet speciaal onderwijs vanaf 2012
- Voortgezet speciaal onderwijs staatsexamen vanaf 2011
- Extraneus voortgezet onderwijs vanaf 2012
- Nederlands als tweede taal staatsexamen vanaf 2011
- Inburgeringsexamen vanaf 2007
* Levensbeschouwelijke opleidingen vanaf september 2010.
** AOC’s (Agragrische Opleidingscentra) vanaf 2011.
Is er toestemming nodig van de kandidaat om een referentiecheck uit te voeren?
Bij het inwinnen van referenties worden er (persoons)gegevens verwerkt, waardoor de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing is. Als werkgever ben je dus verplicht om toestemming te hebben van de kandidaat om informatie over hem/haar in te winnen.
Tip: Check altijd meer dan één referent, zodat je een breder beeld krijgt van de kandidaat.
Tip: Check altijd meer dan één referent, zodat je een breder beeld krijgt van de kandidaat.
Is een registratie in het Personenregister Kinderopvang noodzakelijk?
Iedereen die werkzaam is in de kinderopvang is verplicht om zich in te schrijven in het Personenregister Kinderopvang (PRK). Voor de inschrijving in dit register is een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) noodzakelijk.
Zijn er extra licenties nodig om gebruik te maken van checkX?
Nee dat is niet nodig. Onze softwarerobots, die de werkzaamheden automatisch uitvoeren, worden via AFAS toegevoegd door middel van onze meewerklicentie. De dashboards die inzicht geven in de checks zijn toegankelijk via een nieuwe pagina die wij beschikbaar maken via jullie huidige AFAS InSite omgeving.
Kan ik als werkgever rechtstreeks een VOG aanvragen bij Dienst Justis voor mijn nieuwe medewerker?
Nee dat is niet mogelijk. De VOG wordt altijd aangevraagd door de medewerker zelf. De VOG checkX zorgt ervoor dat er vanuit de werkgever een digitale aanvraag voor de toekomstige werknemer wordt klaargezet op basis van de gegevens zoals deze in AFAS zijn geregistreerd.
Waar wordt de data opgeslagen die checkX automatisch verwerkt?
De gegevens die de softwarerobots van checkX verwerken, worden nooit op een andere plek opgeslagen dan in jullie eigen AFAS omgeving. De benodigde informatie wordt opgehaald en direct verwerkt. Doordat de gegevens nooit extern worden opgeslagen, worden de risico's beperkt tot een minimum.
Hoe lang duurt de implementatie van checkX?
Wij begrijpen dat jullie zo snel mogelijk gebruik willen maken van de checkX die van toepassing zijn op jullie branche! Op dit moment houden we gemiddeld één week aan als doorlooptijd, ook afhankelijk van het beslissingsproces binnen jullie organisatie.
Voldoen jullie aan de AVG door middel van een verwerkersovereenkomst?
Uiteraard! Wij vinden het belangrijk dat jullie gegevens op een veilige manier worden verwerkt. Om die reden hebben wij een standaard verwerkersovereenkomst opgesteld die aansluit op de eisen in de onderwijs- en zorgbranche.
