Van Excel naar automatisering: het verhaal van IrisZorg

Toen Rilana van Kampen bijna drie jaar geleden begon als procesbeheerder en projectleider HR, kreeg ze direct de opdracht om dit proces te automatiseren. Inmiddels werkt IrisZorg ruim twee jaar met checkX. Niet omdat het alleen tijd bespaart, maar vooral omdat de organisatie nu continu inzicht en controle heeft over alle verplichte medewerkerchecks.

Van Excel naar grip op het proces

Voordat checkX in beeld kwam, verliep vrijwel alles handmatig. VOG-aanvragen werden door de HR-administratie zelf bij de gemeente gedaan. Bij nieuwe medewerkers werd een ID-bewijs opgestuurd en handmatig gecontroleerd. Ook diploma's werden als kopie aangeleverd, waarna de organisatie erop moest vertrouwen dat deze juist waren.

Alle controles werden bijgehouden in een uitgebreid Excelbestand. Daarin stond welke VOG was aangevraagd, wanneer een herinnering nodig was en wie nog documenten moest aanleveren.

“Dat kostte ons voor alleen de vaste medewerkers al snel een dagdeel per week. Soms zelfs een hele dag, inclusief het handmatig mailen van medewerkers.”

De behoefte om het proces te automatiseren kwam vanuit het management. IrisZorg wilde de medewerkerchecks minder handmatig en minder foutgevoelig maken en had vanuit eerdere ervaringen al het idee dat deze processen grotendeels geautomatiseerd moesten kunnen worden. De organisatie ging daarom op zoek naar een oplossing die meer grip en structuur kon bieden en vergeleek verschillende leveranciers. Via Codex kwam IrisZorg uiteindelijk in contact met checkX.

Samen bouwen aan een nieuwe oplossing

IrisZorg startte de samenwerking eind 2023 en ging in april 2024 live. De implementatie duurde ongeveer een half jaar. Rilana was net gestart bij IrisZorg en ook checkX stond nog aan het begin van zijn ontwikkeling. Daardoor was het implementatietraject een gezamenlijk leerproces, waarin beide partijen veel met elkaar optrokken.

“We zijn echt samen opgegroeid met checkX. Dat scheelt: je spreekt dezelfde taal en begrijpt elkaar makkelijker.”

Juist daardoor is de samenwerking in de loop der tijd steeds verder uitgebreid. Waar de organisatie begon met een aantal basischecks, zijn daar inmiddels meerdere onderdelen aan toegevoegd. Zo maakt IrisZorg nu ook gebruik van de VOG-declaratie en het AGB-proces en is recent de terugkerende VOG ingericht. Welke controles nodig zijn, wordt automatisch bepaald op basis van de functie en/of het ZPM-beroep van de medewerker.

Daarmee groeit niet alleen het aantal checks, maar wordt checkX steeds verder onderdeel van de dagelijkse HR-processen binnen IrisZorg.

Ook daarin wordt gekeken naar de specifieke behoeften van de organisatie. Zo wordt momenteel gewerkt aan een aparte VOG-inrichting voor de afdeling Reclassering, omdat hiervoor landelijk afwijkende normen gelden.

Voor Rilana zit een belangrijk deel van de samenwerking ook in de continuïteit. Timo, die de implementatie begeleidde, is nog steeds haar vaste aanspreekpunt. Dat persoonlijke contact ziet zij als één van de sterke punten van de samenwerking.

Niet meer hopen dat alles klopt

Sinds eind vorig jaar is het onboardingsproces zo ingericht dat een nieuwe medewerker pas verder kan wanneer alle verplichte checks zijn afgerond. Dat betekende een verandering in de manier van werken. Waar medewerkers voorheen al in AFAS konden worden aangemaakt terwijl controles nog liepen, is dat nu niet meer mogelijk.

Inmiddels is die werkwijze volledig ingeburgerd. Juist tijdens externe controles merkt IrisZorg hoeveel zekerheid dat oplevert.

Zo kreeg bijvoorbeeld een locatie in Nijmegen te maken met een controle vanuit de GGD (WMO-toezicht). Daarbij werd gecontroleerd of medewerkers beschikten over de juiste VOG en diploma's. Ontbreken die documenten, dan kan dat grote gevolgen hebben voor de financiering van zorg.

Voor Rilana zit daarin de grootste waarde van checkX.

“Je kunt nu gewoon zien: wat staat er open, en bij wie? In plaats van een mega-Excelbestand waarvan je maar hoopt dat het goed wordt bijgehouden.”

Volgens haar draait de winst dan ook niet in de eerste plaats om tijdsbesparing.

“Het gaat vooral om grip. We weten precies welke controles nog openstaan, hoeven niet meer te vertrouwen op losse Excelbestanden en verkleinen de kans dat iets over het hoofd wordt gezien.”

Doordat het proces grotendeels automatisch verloopt, is de kans op menselijke fouten veel kleiner geworden. Tegelijkertijd blijft IrisZorg het proces verder optimaliseren. Bijvoorbeeld voor medewerkers die opnieuw in dienst komen en niet iedere controle opnieuw hoeven te doorlopen.

Een samenwerking waarin ook ruimte is voor kritiek

Rilana waardeert de samenwerking met checkX. Ze noemt de korte lijnen, de snelle reacties via het portaal en het feit dat checkX regelmatig zelf met verbeteringen komt die het dagelijkse werk makkelijker maken. Zo werd de ID-check onlangs geïntegreerd in het platform, waardoor deze niet langer via een aparte e-mail hoeft te verlopen. Dat was een verbetering waar IrisZorg zelf niet eens om had gevraagd, maar die direct als prettig werd ervaren.

Die gezamenlijke ontwikkeling krijgt ook op korte termijn een vervolg. IrisZorg gaat samen met checkX verder aan de slag met een aantal nieuwe updates, waaronder een aanpassing van de ID Scan als taak in Outsite, het wegschrijven van ID Scan-velden naar AFAS en een aanpassing van de diplomacheck met een koppeling naar DUO.

Een goed voorbeeld van zo'n gezamenlijke ontwikkeling is het dashboard. Rilana had eerder de wens uitgesproken dat leidinggevenden zelf inzicht zouden krijgen in de openstaande checks van hun eigen team. Inmiddels is deze functionaliteit toegevoegd en getest binnen IrisZorg. De test is goed verlopen en de eerste reacties zijn positief.

Voor Rilana laat dit goed zien wat ze waardeert in de samenwerking met checkX. Het is niet alleen een product dat wordt geïmplementeerd en vervolgens blijft staan, maar een oplossing die zich blijft ontwikkelen op basis van de praktijk en de wensen van klanten.

Tegelijkertijd vindt Rilana het belangrijk om ook eerlijk te zijn over wat beter kan. Ze is kritisch op onderdelen die het dagelijkse werk nog verder zouden kunnen verbeteren, maar dat doet niets af aan haar vertrouwen in de oplossing.

“Ik zou checkX zeker aanbevelen, maar wel met een kritische noot: er zijn dingen die beter kunnen. Dat gaat niet over de essentie van het product, maar wel over wat het voor ons werkbaarder zou maken."

Juist de manier waarop met die feedback wordt omgegaan, draagt volgens Rilana bij aan het gevoel van samenwerking.

"Het voelt niet als een leverancier-klantrelatie, maar als een partnerschap. Er wordt met je meegedacht, je hebt een vast aanspreekpunt en er wordt geen oplossing verkocht die niet bij je past."

Ze sluit af met een idee voor de toekomst: een periodieke bijeenkomst waarin checkX-klanten ervaringen en praktijkvoorbeelden met elkaar kunnen uitwisselen. Want juist van organisaties die met dezelfde uitdagingen te maken hebben, valt volgens haar veel te leren.